ゆとりがひとりで企業内スタートアップ。

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20歳の頃から「とりあえず3年」といって働き始め、早6年。新人や若手リーダーへ向けたライフハック、働き方(心の持ち方)、を簡単にまとめたいなと思います。

未読100通にうんざりしたら、メールを減らす文章を書く5つのコツ

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お疲れさまです。しどまです。

 

メールチェックが仕事になってませんか?

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 数分おきにピコピコ新着メールの通知が来たり、出先から戻ってきたら大量のメールが届いていたり、未読100通のメールがあります。。。なんて、うんざりですよね。メールチェックだけで1,2時間掛かることもあります。

 

打ち合わせなどがあると、レスポンスするまでに半日経ってしまったりして、遅いと言われてしまったり。

 

でも、メールの書き方に気を付けると無駄なやり取りを減らすことが出来ます。5つのコツについて覚えておきましょう。

1.アポの日時、場所はこちらから候補を出す

メールでアポイントを取ることは日常的にありますよね。メールが多くなってしまう人は次のように書いてしまっていませんか?

 

1通目

「〇〇の件について、打ち合わせ実施させて頂きたく存じます。よろしくお願い致します。」

2通目

「ご返信ありがとうございます。ご都合のよい日時を教えて頂けますか?」

3通目

「打ち合わせの場所は、弊社4Fの会議室で良いでしょうか?」

4通目

「資料はこちらで印刷致します。」

 

このやり取りでは、アポイントを取るだけで4往復もしています。相手への配慮なのか、先方の都合に合わせてあげようという気持ちはわかりますが、こちらから日時や場所を提案した方が相手の考える労力を削減できます。平たく言えば、1往復で終わらせてください。

 

1通目「

〇〇の件について、打ち合わせ実施させて頂きたく存じます。

6月20日(月)10時~11時、弊社4Fの会議室でいかがでしょうか?

資料はこちらで印刷致します。

ご都合が良くない場合は、別日程でご指定ください。

よろしくお願いいたします。

 

もし、相手がOKの場合には、OKです。よろしく。で終了です。NGの場合にも、自分が送った形式に似せて返信してくれることが期待出来ますので、場所も日時も記載の上、指定して頂けるでしょう。

 

 

2.選択肢をしめす

先ほどのアポイントの例をより親切にするならば、日時や場所は、2,3個の選択肢をしめしてあげるのが良いでしょう。

 

候補日時>

・6/20(月) 10時~11時

・6/20(月) 13時~14時

・6/21(火) 11時~12時

 

このとき、変にかしこまって文章中に書いてはいけません。箇条書きの方が見やすく、考える労力を削減できます

 

NG例

候補日時はいつがよろしいでしょうか?私は、6/20(月)か、6/21(火)であれば時間の都合がつきます。月曜日であれば、10時~11時か、もしくは、13時~14時です。火曜日であれば、11時~12時です。よろしくお願いいたします。

 

・・・こんな文章で来たら、ぬわぁ~!読むのめんどくさい!後回し!となり、そのまま忘れさられてしまうかもしれませんね。

 

 

3.YESか、NOかではっきり答える

丁寧に答えたいのか、はたまた明言は避けたいのか、YESともNOとも言わないメールが横行しています。例えば、次のようなものです。

 

Aさん

「貴社のエレベータシステムでは、ボタンが押された階層が10階以下であれば、低階層優先のエレベータ3つのうち、最も近い階層にいるエレベータが動き出す仕様でしょうか?」

 

Bさん

「弊社システムの仕様は、優先順位方式でアルゴリズムを組んでおり、その順位は、高階層エレベータ>低階層エレベータ>ボタン押下階に近いエレベータ、となっております。高階層と低階層の境界は、11階以上が高階層となっております。」

 

・・・で、結局YESなのか、NOなのか、どっちなんだよ!となりませんか?この例の場合、恐らくはYESなのでしょう。まず、YESです。と返してあげましょう。但し、認識祖語を防ぐために上記のような説明を後述してあげるのは良いことですね

 

 

4.署名を入れて、電話番号を伝えよう

メールまみれになるのが嫌ならば、署名には必ず電話番号を付けて、文章での表現が難しければ、電話で会話するようにしましょう。メールを書くのに10分掛かり、かつ、質問などのやり取りを2,3回するだけで1日が終わってしまう可能性は大きいです。

 

それならば、電話で10分1回で済ませるようにしましょう。但し、こちらから電話を掛けるときには、作業タスクを強制的に中断させてしまうので使いどころや相手の立場をよく考えてから掛けましょう。

 

 

5.肯定文で書こう

私たちは日常の会話の中で、否定をよく使っています。~~出来なくはない。~~し忘れをしないでください。~~出席できません。認識相違はありません。宛先なしには、しないでください。・・・などなど。

 

間違ってはいませんし、このぐらい考えればわかるでしょ?という言い分もありますが。「考えれば」わかるということは、「考えなければ」わからないということですね。あんたに付き合って、俺に疲れろと言ってるのか?と思ってしまいます。

 

出来るだけ肯定文で書いた方が、着想がスムーズです。

~~出来ます。必ず、〇〇してください。欠席します。認識合っています。宛先を入れてください。・・・ということですね。

 

 

おわりに

いかがでしょうか?

こんなことでメールが減るのか、と思うでしょうか。こんなことと気付いている方は意外と少ないように思います。私も立場上、色んな人のメールがCCで届きますが、いつまでこのやり取りやってんだ、と思うことは多々あります。

 

新人ばかりではありません。ベテランであっても、上長であっても、何も考えずに仕事という日常を暮らしていれば、非効率なまま過ごしていることが多いでしょう。

 

この機会に、無駄なメールのやり取りに巻き込まれないように、相手が何も考えなくとも、こちらの望む回答が得られるようなフォーマットでメールを送るように心がけてみてはいかがでしょうか?

 

以上!!

 

 

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